Сравнение документов посредством ScanDifFinder SDK: технологии от ABBYY
Сравнение документов, сверка договоров, поиск несоответствий между копиями отнимают много времени у сотрудников. В конечном итоге это ведет к финансовым потерям, особенно если в дело вмешивается человеческий фактор. Автоматизация этих процессов позволяет сократить до минимума сроки обработки и ввода данных, сэкономить время и исключить ошибки, а значит, повысить эффективность бизнеса. В этой статье расскажем о технологии сравнения документов от ABBYY — ведущего разработчика решений в области интеллектуального управления информацией.
Сравнение документов на основе искусственного интеллекта
Офисные работники постоянно сталкиваются с необходимостью сравнения документов. Как продемонстрировало исследование ABBYY, 19% сотрудников решают эту задачу систематически, 40% — время от времени[1]. Потребность в сравнении разных версий документов чаще всего возникает у юристов, финансистов, сотрудников договорных подразделений, отделов бухгалтерии, а также менеджеров по персоналу, секретарей, администраторов.
Нередко при этом приходится сверять не просто старую и новую версии документа, а данные в разных форматах. Результаты упомянутого исследования показали, что чаще всего сравнивают:
- бумажный документ с электронной копией (78%),
- разные версии документов в текстовом формате (61%),
- документ MS Office с PDF-файлом (55%),
- электронный документ со скан-изображением (37%).
Если учесть, что обычный договор размещается на нескольких страницах, становятся понятны объемы такой работы. Построчная сверка вручную, во-первых, отнимает у персонала колоссальное количество времени, во-вторых, требует колоссального сосредоточения. И даже внимательный сотрудник не застрахован от ошибок, последствия которых могут оказаться для бизнеса фатальными. Ситуацию усугубляют сжатые сроки обработки документов: напряженный режим работы, нехватка времени не оставляют шансов на тщательное выявление несоответствий.
Цена ошибки
Примером последствий небрежного отношения к сравнению документов служит история, произошедшая с сотрудниками одного из крупных российских банков в 2013 году[2]. Заемщик при оформлении кредита самопроизвольно переписал договор, изменив его условия в свою пользу (обнулил процентные ставки и т. д.). Сотрудники финансовой организации невнимательно прочитали документ и подписали некорректную версию. В результате недобросовестный заемщик через суд требовал от банка компенсации в размере 24 млн рублей.
Решение здесь только одно: внедрение автоматизированных систем обработки документов. С их помощью можно решить сразу несколько задач:
- выполнять сравнение документов в кратчайшие сроки;
- повысить качество обработки, с большой точностью находить несоответствия, минимизировать ошибки за счет устранения человеческого фактора;
- ускорить обслуживание клиентов и благодаря этому увеличить лояльность.
Какие же технические средства обработки документов имеются в распоряжении офисных сотрудников? Есть несколько вариантов.
Сравнение текстовых документов осуществимо с помощью встроенных инструментов MS Office. В новых версиях Word для этого достаточно воспользоваться кнопкой «Сравнить» в меню вкладки «Рецензирование». (В Excel возможно только отслеживать изменения каждой ячейки в процессе работы, что неудобно.)
MS Word определяет не только «смысловые» изменения (добавление/удаление текста и т. п.), но и мельчайшие нюансы форматирования, которые не имеют никакого отношения к содержанию и интереса обычно не представляют. В результате сравнения двух документов программа выдает бесконечный список правок, среди которых непросто отследить действительно значимые. Такая проверка лишь немногим менее трудоемка и длительна, чем обычная вычитка. К тому же MS Office не дает ответа на вопрос, как сравнивать документы разных форматов (бумажные, файлы PDF, скан-изображения и т. д.).
И здесь на помощь приходят технологии искусственного интеллекта, разработанные ABBYY. Речь идет об инструментарии ScanDifFinder SDK. Это комплексное решение, основанное на технологии оптического распознавания символов (OCR), позволяет мгновенно находить все значимые несоответствия в содержании двух версий документа, будь то договор, акт, обновленный прайс-лист и т. д.
С помощью ScanDifFinder SDK можно сравнить бумажный документ с цифровой копией или выявить несоответствия между двумя электронными версиями. Технология работает с разнообразными текстовыми и графическими форматами, такими как:
- .doc (.docx),
- .xls (.xlsx),
- .odt (.ods, .odp),
- .rtf,
- .txt,
- .html,
- .pdf,
- .jpg,
- .png,
- .gif,
- .bmp
Возможности и отличительные черты технологии ScanDifFinder SDK:
- Программа обнаруживает только значимые изменения (добавление, удаление или редактирование текста, числовых данных) и игнорирует форматирование.
- Сравниваемые документы удобно просматривать. Их можно расположить в окне программы по горизонтали или по вертикали. Найденные различия отображаются на отдельной панели и при перемещении подсвечиваются в обоих документах синхронно.
- Объем документа не оказывает решающего влияния на скорость проверки: даже многостраничные договоры сравниваются за несколько минут.
- ScanDifFinder SDK поддерживает два языка документа и интерфейса — русский и английский.
- Результаты проверки можно сохранить в MS Word (в виде таблицы изменений) или PDF (оригинал с примечаниями в местах обнаруженных различий). Это упростит переговоры с контрагентом по выявленным несоответствиям.
- Технологии ScanDifFinder SDK легко интегрируются в любые приложения, системы электронного документооборота, применяемые на предприятии.
Пользоваться решением очень просто, обучение сотрудников не требуется. Достаточно загрузить оба документа в окно программы, при необходимости настроить нужные параметры (язык, дополнительные функции поиска) и подождать несколько минут, пока система выполнит сравнение и выдаст результат проверки.
Самый распространенный сценарий использования технологии ScanDifFinder SDK на предприятии выглядит так:
- Согласование содержания документа.
- Создание и подписание бумажной копии.
- Сравнение бумажной и электронной версий с помощью ScanDifFinder SDK (программа автоматически распознает текст сканированного документа и находит отличия от оригинала).
- Сохранение документа в электронный архив.
ScanDifFinder SDK для бизнеса: по стопам успешных компаний
Инструментарий ScanDifFinder SDK позволяет создателям ПО интегрировать технологии обработки документов в любые информационные системы. Многие компании уже оценили преимущества решения от ABBYY. Рассмотрим на примерах, какие бизнес-процессы помогает оптимизировать технология сравнения документов.
Кейс №1
Компания «Базэл Аэро» в составе финансово-промышленной группы «Базовый Элемент» управляет работой аэропортов Краснодарского края. Юридическая служба предприятия обрабатывает более 80 договоров в неделю. Каждую подписанную бумажную копию документа сотрудники сверяют с электронным образцом, чтобы избежать публикации некорректной версии. Это отнимает много времени и требует повышенного внимания: ошибки влекут за собой серьезные финансовые риски. Чтобы оптимизировать процесс сравнения договоров, руководство компании принимает решение внедрить технологию автоматизированной обработки документов.
По словам директора по информационным технологиям А. Колесникова, перед компанией стояла задача найти решение, которое могло бы полностью автоматизировать сверку бумажных договоров с утвержденными электронными версиями. При этом, поскольку сотрудники юридической службы «Базэл Аэро» привыкли работать в 1С, была важна возможность интеграции технологии в эту систему.
С учетом этих требований было выбрано решение от ABBYY. Программа сравнения документов работает в системе «1С: Документооборот». Процесс сверки протекает в фоновом режиме. Сотрудники пользуются привычным браузером, и дополнительное ПО не требуется. ABBYY ScanDifFinder SDK автоматически распознает скан-копии бумажных договоров, предоставленных контрагентами, и моментально находит несоответствия с текстом согласованной версии. Результат проверки сохраняется в базе данных.
Благодаря внедрению ScanDifFinder SDK сотрудники юридической службы «Базэл Аэро» больше не тратят время на сверку договоров вручную, а риск подписания некорректной версии сведен к минимуму.
Кейс №2
Компания «Логика бизнеса» — российский разработчик программного обеспечения для управления корпоративным контентом и создатель «Логики СЭД». Эта электронная система обработки документов считается одним из лидеров в сегменте ECM-решений[3]. В конце 2016 года «Логика бизнеса» совместно с ABBYY приступила к разработке нового продукта «Сравнение документов» в составе приложения «Логика СЭД».
Решение, основанное на технологии ScanDifFinder SDK, предназначено для автоматической сверки оригиналов и копий договоров, счетов-фактур и других документов во всех комбинациях поддерживаемых текстовых и графических форматов.
На практике это работает следующим образом. Контрагент подписывает документ, переданный ему сотрудником организации (юристом, бухгалтером, менеджером по продажам и т. д.). Копию необходимо сверить с оригиналом. Для этого пользователь открывает карточку документа в системе «Логика СЭД» и нажимает кнопку «Сравнить». Открывается окно мастера сравнения с двумя полями, в которые следует загрузить оригинал и копию документа (как правило, это скан-образ). Далее требуется выбрать язык и активировать настройки, например игнорирование изменений пунктуации и т. п. (см. рис.).
Рис. Инструмент сравнения документов.
Модуль поддерживает два режима работы: с ожиданием результата и с запросом уведомления. Второй вариант удобен при обработке больших документов, сравнение которых занимает несколько минут. Все это время пользователь может выполнять другие операции, а по завершении процесса в СЭД поступит уведомление о готовности.
Результат проверки содержит список найденных различий с указанием страниц. Перемещаясь между ними, пользователь попадает в те места документа, где они были обнаружены. Хранить результат сравнения можно в СЭД или на сервере (в СЭД копируется ссылка).
ScanDifFinder SDK от ABBYY помогает экономить время сотрудников, затрачиваемое на сравнение копий документов с оригиналами. Программа быстро и точно находит все изменения, сводя к минимуму риск подписания некорректных версий. Технология легко интегрируется в любые СЭД, благодаря чему компании получают удобный инструмент управления корпоративной информацией.
